İş yaşamında yapılan işe daha az zaman harcamak çok önemlidir. Bunun için dikkat etmemiz gereken;
- Kendimizi yönetmek (Yönetim işinin sertlikleriyle uğraşabilmek)
- Zamandan tasarruf etmek (Eldeki zamanı akıllıca kullanabilmek)
- Başkalarını yönetmek (Herkesin yararına olacak şekilde çalışmak)
Geçen zaman bireyler üzerinde baskı yapmaktadır. Profesyonel iş hayatında herkes zamanı akıllıca kullanmak zorundadır. Çünkü zaman tasarruf edilmeyen, ödünç alınamayan, kiralanamayan, satın alınamayan, çoğaltılamayan, sadece kullanılan veya kaybedilen vaktimiz veya varlığımızdır.
Yönetimin verimini zaman açısından olumsuz etkileyen etmenler “Zaman tuzağı” olarak adlandırılır. Yöneticilere zaman kaybettiren zaman tuzaklarının belirlenmesi, zaman yönetimi açısından önemli bir başlangıç olacaktır.
Etkin zaman yönetimine ulaşmak; zaman tuzaklarının iyi belirlenip, bunlardan kurtulmakla sağlanır. Zaman tuzaklarını önleyici tedbirler alınmalıdır.
Etkili bir zaman yönetimi olması için, yöneticilerin plan yapması gerekmektedir. Yapılan plan, yöneticiye zamanını nasıl kullanması gerektiğini öğretecektir. İkinci olarak yöneticinin, zamanını daha önemli işlerde kullanması amacıyla yetki devrini gerçekleştirmesi gerekir. Bu yolla iletişim engelleri ile gereksiz harcanan zamanı engellemiş olacaktır.
Stres de yöneticiyi olumsuz etkileyip zamanını boşuna harcamasına sebep olan diğer bir faktördür. Fakat pozitif stres güdeleyici bir etmen olarak, zaman yönetimi için olumlu bir etkendir. Çatışmalar da zaman yönetimini olumsuz etkileyen diğer bir unsurdur.
Etkili zaman yönetimi; planlama, yetki devrini sağlama, iletişimi etkinleştirme, stresin azaltılması, çatışmaların en aza indirgenmesi ile daha iyi sağlanmaktadır.
Zaman yönetimi soyut bir kavram olan zamandan çok, zaman ile neyin başarılabileceği konusuyla ilgilidir. Hiçbir saniye herhangi bir diğer saniyeden daha değerli değildir. (Zaman yaşanacak bir şeydir. Doğrusal değildir, varoluşsaldır.)
Zaman yönetimi, meslek ve iş hayatında etkili olmayı sağlayan görevleri ve amaçları başarabilme yöntemidir. Her meslekten kişileri ilgilendiren bir konu olmakla birlikte örgüt ve yöneticiler için ayrı bir öneme sahiptir. Yöneticilerin zaman konusundaki duyarlılığı, hem çalıştığı örgütü hem de çalışanları etkilemektedir.
Zaman yönetimi, diğer kaynakların yönetiminde olduğu gibi analizlerden ve planlamadan yararlanmayı gerektirir. Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez. Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle karşılaşılacağının ve bunların sebeplerinin de bilinmesi gerekir. Bu temelden hareket ve daha iyi bir zaman yönetimi vasıtasıyla yönetici, etkinliğini ve bu konuda başarısını geliştirmeyi öğrenir.
Zaman yönetimi kişisel bir süreçtir. Kişinin çalışma stiline ve koşullarına uygun olmalıdır.
